Factuur maken in Excel: handig of juist tijdrovend?
Veel ondernemers en zzp’ers beginnen met het factuur maken in Excel. Het lijkt een logische en goedkope oplossing: je hebt Excel al, je kunt zelf een sjabloon maken en je houdt alles “in eigen hand”. Toch lopen veel ondernemers na verloop van tijd tegen de beperkingen aan. In dit artikel leggen we uit wat de nadelen zijn van facturen maken in Excel, hoeveel tijd dit kost, en waarom een facturatieprogramma zoals QuickFactuur uiteindelijk een stuk slimmer is.
Waarom kiezen ondernemers voor facturen in Excel?
Excel wordt vaak gebruikt omdat:
- Het laagdrempelig is
- Je geen extra software hoeft aan te schaffen
- Je volledige vrijheid hebt in de opmaak
Voor starters kan dit in het begin prima werken. Maar zodra je meer facturen verstuurt, klanten krijgt of met btw-regels te maken krijgt, wordt Excel al snel een risico.
De nadelen van factuur maken in Excel
- Grote kans op fouten
Excel rekent niet automatisch volgens btw-wetgeving. Veelgemaakte fouten zijn:
- Verkeerd btw-tarief (9% of 21%)
- Vergeten btw verlegd toe te passen
- Fouten in totalen of afrondingen
Een kleine rekenfout kan al leiden tot problemen met de Belastingdienst.
- Geen automatische factuurnummering
In Excel moet je zelf bijhouden:
- Welk factuurnummer je als laatste hebt gebruikt
- Dat er geen dubbele nummers ontstaan
- Dat de nummering logisch en oplopend blijft
Dit kost niet alleen tijd, maar is ook foutgevoelig.
- Geen overzicht van openstaande facturen
Excel geeft geen duidelijk inzicht in:
- Welke facturen betaald zijn
- Welke nog openstaan
- Wanneer je een herinnering moet sturen
Veel ondernemers ontdekken pas te laat dat een factuur al weken openstaat.
- Geen koppeling met klanten en administratie
Elke nieuwe factuur betekent:
- Klantgegevens opnieuw invoeren
- Kopiëren en plakken van oude facturen
- Handmatig archiveren
Dit is inefficiënt en vergroot de kans op verkeerde gegevens.
- Niet professioneel en slecht schaalbaar
Een Excel-factuur:
- Mist vaak een professionele uitstraling
- Is lastig aan te passen bij groei
- Werkt niet goed samen met boekhoudsoftware
Voor ondernemers die willen groeien is Excel simpelweg niet toekomstbestendig.
Hoeveel tijd kost factuur maken in Excel?
Gemiddeld kost het maken van één factuur in Excel:
- 10–15 minuten opstellen
- 5 minuten controleren
- Extra tijd voor opslaan, versturen en bijhouden
Bij 50 facturen per maand ben je al snel 10 tot 15 uur per maand kwijt. Tijd die je beter kunt besteden aan klanten, omzet of groei van je bedrijf.
De oplossing: factureren met QuickFactuur
Met QuickFactuur facturatieprogramma wordt factureren eenvoudig, snel en foutloos.
Wat maakt QuickFactuur makkelijker?
- Automatische btw-berekening
- Factuurnummering zonder fouten
- Klanten worden opgeslagen
- Overzicht van betaalde en openstaande facturen
- Facturen in één klik versturen
- Altijd volgens de regels van de Belastingdienst
Wat in Excel minuten kost, regel je in QuickFactuur in enkele seconden.
Excel vs. QuickFactuur: de conclusie
Excel lijkt goedkoop, maar kost je op de lange termijn:
- Veel tijd
- Onnodige fouten
- Gebrek aan overzicht
Met QuickFactuur bespaar je tijd, voorkom je fouten en werk je professioneel. Zo houd jij je focus op ondernemen, niet op administratie.
👉 Vraag gratis een demo aan
Wil je zelf ervaren hoe makkelijk facturen maken kan zijn?
Vraag vandaag nog een gratis demo van QuickFactuur aan en ontdek hoe je binnen enkele minuten professionele facturen verstuurt – zonder Excel, zonder fouten en zonder tijdverlies.